Narzędziownik wolontariatu w organizacji społecznej - ngo.pl radzi

 1. Do czego potrzebujemy wolontariuszy i jak zacząć z nimi współpracę?

W pierwszym kroku musimy ustalić, ilu i jakich wolontariuszy potrzebujemy – czy jedną osobę, czy kilka, czy osoby młode, czy starsze, czy zależy nam na specjalistach czy na osobach bez doświadczenia, które dopiero nauczą się konkretnych działań? Czy ich zaangażowanie będzie jednorazowe, przy konkretnym wydarzeniu, czy potrzebujemy ich wsparcia przez kilka miesięcy? Jakie zadania będą realizować?

Aby podjąć pierwsze kroki, przydatne będzie także zapoznanie się z zasadami współpracy z wolontariuszami, które zawierają najważniejsze elementy – czyli m.in. prawa wolontariuszy, obowiązki organizacji społecznej wobec nich, kwestie ubezpieczenia.

Jakie dokumenty będą przydatne na tym etapie?

• Zasady współpracy z wolontariuszami (dostępne tutaj >>)

2. Jak pozyskać wolontariuszy?

W kolejnym kroku musimy ustalić plan pozyskania wolontariuszy. Aby ich znaleźć, możemy skorzystać z wielu różnych ścieżek:

• Wyszukiwanie przez znajomych, rodzinę, znajomych czy zaprzyjaźnione organizacje pozarządowe,

• Zamieszczenie ogłoszenia w mediach i internecie – na stronie www, na Fb, portalach, gdzie ogłaszają się organizacje pozarządowe oraz gdzie potencjalne osoby zainteresowane wolontariatem poszukują informacji,

• Kontakt z Centrami Wolontariatu, które współpracują z wolontariuszami,

• Kontakt ze szkołami, uczelniami wyższymi i Kołami Naukowymi,

• Kontakt z klubami seniora, domami kultury,

• Spotkania/warsztaty organizowane przez daną organizację pozarządową,

• Rozdawanie ulotek, rozwieszanie plakatów.

Przy poszukiwaniach warto mieć odpowiednio przygotowany formularz zgłoszeniowy, dzięki czemu dowiemy się, czy wolontariusz/ka ma doświadczenie w takiej formie pracy, jakie ma zainteresowania, co chciał/aby robić i czy ma specjalne oczekiwania.

Jakie dokumenty będą przydatne na tym etapie?

• Formularz zgłoszeniowy dla wolontariusza/ki (dostępny tutaj >>)

3. Jak zapewnić wsparcie wolontariuszom?

Konieczne jest wytypowanie spośród osób działających w stowarzyszeniu czy fundacji tej, która wspierać będzie wolontariusza/kę w czasie wykonywania pracy.

Do jego/jej najważniejszych obowiązków należeć będą:

• Koordynacja działań wolontariuszy w organizacji,

• Określenie zadań i zakresu odpowiedzialności wolontariusza/ki,

• Przedstawienie zasad panujących w danej organizacji pozarządowej, wprowadzenie do obowiązków,

• Podpisanie odpowiednich dokumentów – regulujących współpracę z wolontariuszem/ką,

• Przygotowanie odpowiedniego stanowiska pracy dla wolontariusza/ki,

• Stały monitoring działań wolontariusza/ki, bieżące udzielanie odpowiedzi na pytania,

• Motywowanie wolontariusza/ki,

• Opracowanie systemu wsparcia wolontariusza/ki na podstawie zgłaszanych potrzeb – np. szkolenia, warsztaty, spotkania.

4. Jak ustalić zakres zadań i warunki współpracy?

Kolejny ważny etap obejmuje ustalenie warunków współpracy oraz zakres zadań i  odpowiedzialności. Warto pamiętać, że w przypadku osób niepełnoletnich, zgodę na wolontariat i inne dokumenty muszą podpisać przedstawiciele ustawowi/opiekunowie prawni.

Jakie dokumenty będą przydatne na tym etapie?

• Regulamin pracy wolontariusza/ki

• Porozumienie z wolontariuszem/ką

• Oświadczenie o zwolnieniu ze zwrotu kosztów podróży

• Oświadczenie przedstawicieli ustawowych/opiekunów prawnych wolontariuszy

(wzory dostępne tutaj >>)

5. Jak efektywnie współpracować z wolontariuszami?

Przechodzimy do najważniejszego punktu, czyli realizacji działań, przy których wolontariusz/ka ma się zaangażować.

Ważne jest tutaj omówienie szczegółowo zadań, ich celu oraz sposobu wykonania. Aby zapewnić bezpieczeństwo podczas wykonywania działań należy przeszkolić wolontariusza/kę z zasad BHP, a jeśli angażujemy go/ją na okres krótszy niż 30 dni, należy ochotnika/czkę także ubezpieczyć. Ważne są również systematyczne rozmowy, czy określone zadania są dla niego/niej satysfakcjonujące oraz bieżące identyfikowanie ewentualnych trudności i odpowiadanie na nie.

Po zakończonych działaniach, warto omówić sposób ich wykonania oraz je podsumować. Taka informacja zwrotna dla naszego wolontariusza/ki, ale i dla stowarzyszenia czy fundacji jest bardzo ważna i rozwijająca.

Jakie dokumenty będą przydatne na tym etapie?

• Karta aktywności wolontariusza/ki (dostępna tutaj >>)

6. Jak zakończyć współpracę?

Jeśli zaangażowaliśmy wolontariusza/kę do konkretnych działań i zostały one zrealizowane, przychodzi taki moment, że kończymy współpracę. W podsumowaniu działań pomoże ankieta.

Na zakończenie działań wolontariusz/ka może poprosić także o wystawienie zaświadczenia o wykonaniu działań.

W przypadku nagłego zakończenia współpracy, przydatne będzie wypowiedzenie porozumienia o współpracy ze strony wolontariusza/ki lub ze strony korzystającego.

Jakie dokumenty będą przydatne na tym etapie?

• Ankieta podsumowująca wolontariat

• Zaświadczenie o wykonaniu świadczeń wolontariackich

• Wypowiedzenie porozumienia o współpracy ze strony wolontariusza/ki

• Wypowiedzenie porozumienia o współpracy ze strony Korzystającego

(wzory dostępne tutaj >>)

Aby współpraca z wolontariuszami była efektywna i odpowiednio realizowana, pomóc może wyżej przedstawiona ścieżka oraz wskazane dokumenty. Zapewnią one bezpieczeństwo zarówno wolontariuszowi/ce jak i organizacji społecznej, sprawią, że fundacje i stowarzyszenia działać będą profesjonalnie, zgodnie z prawem.

Udostępnienie wzorów dokumentów przez Centrum PISOP z kolei pozwoli organizacjom zaoszczędzić czas i przeznaczyć go na realizację misji i swoich działań statutowych. Wszystkie wymienione dokumenty znaleźć można na naszej stronie, w zakładce Bank Wiedzy i Rozwiązań – https://pisop.org.pl/bank-rozwiazan/narzedziownik-wolontariatu-25140. Serdecznie zapraszamy do skorzystania!

Monika Wieczorek – doradczyni dla organizacji społecznych w zakresie wdrażania rozwiązań przyjaznych wolontariuszom, koordynatorka projektów – dba o sprawną realizację projektu ponadnarodowego "HIT – Handle Initiatives Together" oraz wspiera powstawanie nowych i rozwój istniejących przedsiębiorstw społecznych w subregionie leszczyńskim.