Sprawozdania: finansowe i merytoryczne z działalności statutowej

   W ślad za portalem ngo.pl radzimy i polecamy pamięci szefostwu org. pozarządowych.

MKM Michalscy

Prezydium Rady NGO w Szczecinku

"Sprawozdania finansowe wysyłamy do Krajowego Rejestru Sądowego lub do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Sprawozdania wysyłamy elektronicznie. Ktoś musi to zrobić tzn. wejść na stronę, załączyć odpowiednie dokumenty i kliknąć "wyślij". Kogo powinniśmy wyznaczyć do wykonania tych czynności?
  
 Dla przypomnienia: sprawozdania finansowe NGO składamy w 2024 roku do 15 lipca. NGO z działalnością gospodarczą składa sprawozdanie do KRS, a bez działalności do KAS. W wysyłaniu sprawozdań pomocne są instrukcje.
 
 Kto ma wykonać czynności związane z wysłaniem? Przyjrzyjmy się odpowiadając na pytanie organizacji.
 PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ

Pod koniec czerwca zatwierdziliśmy sprawozdanie finansowe. Jednocześnie (chwilę po zatwierdzeniu) wybraliśmy nowy zarząd organizacji. Który zarząd i która osoba z zarządu ma obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do Urzędu Skarbowego?
 KRS czy KAS. To ma znaczenie
Rolą zarządu pełniącego funkcję w okresie, w którym sprawozdanie powinno zostać wysłane, jest zadbanie, aby sprawozdanie zostało złożone. Natomiast na to, kto jest uprawniony do wysłania sprawozdania, ma wpływ miejsce, do którego je wysyłamy. 

Inaczej będzie więc w przypadku organizacji pozarządowych z działalnością gospodarczą (które wysyłają sprawozdanie do KRS), a inaczej w przypadku organizacji bez działalności gospodarczej (które wysyłają sprawozdania do KAS).
 Składamy sprawozdanie finansowe do KAS
W przypadku składania sprawozdania do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, nie ma znaczenia, kto fizycznie sprawozdanie wyśle (i czyj adres e-mail będzie widniał jako osoby wysyłającej). Jest to tylko kwestia porozumienia się w organizacji i wybrania osoby. 

Nie ma żadnych przeszkód, aby sprawozdanie wysłał "nowy" zarząd, zwłaszcza, jeśli członkowie poprzedniego nie zrobili tego i nie mają woli (czasu) by to uczynić. 

Rolą zarządu jest dbanie o wypełnianie obowiązków - już od dnia wyborów. Więc rolą "nowego" zarządu jest dopilnowanie, aby sprawozdanie (nawet jeśli przygotowane przez zarząd poprzedni) zostało wysłane.
 W przypadku sprawozdania wysyłanego do KAS nie ma większego znaczenia, kto wyśle sprawozdanie, czy osoba ze "starego", czy z "nowego" zarządu, a nawet czy to w ogóle będzie osoba z danego organu w NGO - może to być też np. osoba prowadząca księgi rachunkowe.
 Składamy sprawozdanie finansowe do KRS
W przypadku wysłania sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego, może to zrobić jedynie osoba widniejąca w KRS jako członek zarządu.

Dlatego też "nowo wybrana" do zarządu osoba, która jeszcze nie została odnotowana w KRS i nie widnieje w rejestrze jako aktualny członek/członkinie organu, nie będzie miała możliwości wysłania sprawozdania.
 Wysłanie sprawozdania do KRS możemy zlecić wyłącznie członkowi/członkini zarządu. Ponadto trzeba uważać, bo może to być tylko członek/członkini, których dane są aktualnie widoczne w rejestrze. KRS "nie przyjmie" sprawozdania do członka/członkini, których "nie widzi" (jeszcze) w zbieranych przez siebie danych.

(wysyłki może też dokonać adwokat lub radca prawny - zob. ustęp 3a w podstawach prawnych poniżej)
 [składanie sprawozdania do KRS] Podstawa prawna
art. 19e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym

Art.  19e.  [Złożenie dokumentów finansowych drogą elektroniczną]
1. Złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.
2. Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
3. Do zgłoszenia uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty, jak również dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1c, 1d, 3a i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, a także sporządzonych do dnia 30 września 2018 r. innych dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g i 3 tej ustawy, można dołączyć ich kopie podpisane w sposób określony w ust. 2.
3a. Zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 58a ustawy z dnia 26 maja 1982 r. - Prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2022 r. poz. 1184 i 1268) i art. 601 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1166), o ile w systemie tym ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. W takim przypadku adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
3b. Adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny zgłaszający uchwałę bądź postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty, jak również dokumenty, o których mowa w art. 69 ust. 1c, 1d, 3a i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, a także sporządzone do dnia 30 września 2018 r. inne dokumenty, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g i 3 tej ustawy, może dołączyć do zgłoszenia ich kopie podpisane w sposób określony w ust. 3a.
  
 Gdzie znaleźć więcej aktualnych informacji o sprawozdaniach?

Wątek SPRAWOZDANIA (zebrane najnowsze informacje dotyczące sprawozdań, ukazujące się na bieżąco w portalu ngo.pl)

"
Źródło: inf. własna Prezydium Rady oraz poradnik.ngo.pl